外贸公司管理制度
一. 日常办公管理制度
1.考勤制度
1.1作息时间 :上午 8:30—12:00 下午 13:30—6:00
1.2员工考勤实行指纹打卡。 迟到一次乐捐 20元,第二次起 30元,第三次的100元。超过三次的算旷工一天。 乐捐基金作为聚餐公共活动之用。
2. 办公物品管理制度
办公用品私有化分到人,个人所用电脑需设置密码。
3. 打印管理制度
员工不得打印和公司业务无关的文件,若有违反者一次乐捐20。
4.办公室清洁制度
4.1清洁的定义:包括地面、桌面等一切区域无杂物,桌面物品和文件摆放整齐。
4.2员工个人区域自己负责。区域包括桌面、桌椅下面、桌子前面和椅子后面。
4.3公共区域的清洁采取值日制。区域包括会议室入口处、泡茶室等员工个人领域外的一切其他区域。
4.4清洁采取不定期抽查制,发现一个不符合标准的即乐捐 30元。
5.员工着装管理制度
5.1男士标准:衬衫加西裤,如果穿休闲装需要是有领的t恤,有皮带的裤子,且需要把下摆束进裤子。
5.2女生不能穿吊带和超短,指甲不要超过两个颜色。
5.3不符合标准的者一次乐捐 30。
6.其他制度
上班时间不打游戏,不上淘宝。
二. 人员招聘
1. 可以提出招聘申请的对象:总经理,副总经理,部门主管负责人。
2. 人才招聘需填写申请表,由人力设计招聘申请表。
申请表应该包含:岗位名称、岗位从事的工作、招聘要求、招聘后达到的效果
3. 招聘程序
(1) 提出招聘申请
(2) 人力根据申请表在相关网站上进行通知发布或者开启其他渠道
(3) 人力完成简历筛选后送给用人部门主管,预约时间进行初试,初试应该有笔试。
笔试内容由主管和人力共同拟定。具体应该涵盖以下方面:基本通识,诚信度,性格测试和具体部门要求的其他能力。
三. 各部门工作管理制度
1.部门设置:行政人力资源部、财务部 、业务部
2. 行政人力资源部管理
工作内容: (1)人员招聘 ;(2)员工工作状况关注,业绩考核 ;(3)公司客户接待,票务,房务协调预定 ;(4)社保和员工信息管理;(5)日常考勤,办公室整洁程度检查。
3.业务部管理
3.1业务人员如果没有出差每日需要到公司打卡报到。
3.2每日写工作日志,具体写今天的工作内容和明天的计划。
四.业务招待管理办法
第一条 为加强公司业务招待管理,规范程序,明确职责,提高效率,节约开支,特制定本办法。
第二条 本办法中的业务招待是指与公司业务工作密切相关的招待活动,包括用餐、住宿、馈赠、参观等方面的行为。
第三条 公司招待范围。
一、上级单位来公司检查指导工作的各级领导;
二、来公司进行检查、慰问和应邀来访的各类团体;
三、到公司商洽、考察等工作的业务联系单位;
四、来公司学习交流的兄弟公司;
五、政府监管部门的领导或专管员;
六、其它应以公司名义的招待。
第四条 招待基本原则。
一、节约从简原则。严格执行招待标准,避免铺张浪费,不得搞超标招待。住宿地点原则上安排在与公司签订合同的酒店。特殊情况需经公司领导批准。
二、预算管理原则。公司业务招待费实行年度预算总额控制,每年底财务部根据本年度业绩、下一年度任务、业务产品模式等情况编制年度业务招待费用预算,经公司领导办公会讨论后确定。
业务招待费必须严格控制在年度及季度预算范围内开支,实行季度分配管理,与上一季度的营收及利润业绩挂钩;招待费额度分配到部门,由部门负责人支配,部门负责人空缺的由公司分管领导调配。
三、进度控制原则。各部门招待费细分至每季度控制使用,不得超支,当季结余部分结转下季使用。
第五条 业务招待应根据工作需要进行安排。业务招待前,应事先请示公司分管领导同意后方可进行。招待时,尽可能安排有关领导及相关人员一起参加,避免重复招待。
第六条 业务招待费主要用于对外公务联系,不得部门间相互宴请,不得私分,不得虚构接待行为,不准购买物品分给本部门人员,不得多开发票虚报多报,否则公司将按《公司奖惩管理办法》追究相关责任。
第七条 与公司各部门工作相关的业务活动,招待工作及费用由相应部门承担,涉及两个或两个以上部门的业务活动,相关部门共同分担;公司领导出面参加的招待,原则上费用按照招待的业务性质由相应部门承担。
第八条 各部门必须严格控制费用,在规定额度内凭有效票据实报实销,各层次审批人承担各自的审批责任,超标原则上不予审批。
第九条 财务部应严格审查业务招待发生的票据是否合法、单据是否齐全、审批是否完整,并有权拒绝不符合报销流程、不符合审批权限的业务招待费的报销。财务部每季度初统计各部门上季度费用使用情况。
第十条 本办法自印发之日起实施,由办公室负责解释。
五.差旅管理办法
5.1总则
第一条 为规范公司差旅管理流程,加强对差旅管理控制,特制定本办法。
第二条差旅费是指公司人员和因经营需要临时聘请的公司外部人员,受派遣离开公司本部在国内或到国外各地开展公务活动、培训等所发生的必要支出。
第三条 差旅费管理实行凭据报销与定额控制相结合的办法。各部门要贯彻勤俭节约、艰苦奋斗的精神,认真执行差旅管理办法,严格控制出差人数和天数。
第四条 本办法适用于公司全体职工及临时聘请的公司外部人员。
5.2国内差旅费管理
第五条 国内差旅费包括:路途往返交通费、住宿费、出差补贴、市内交通补贴。
一、路途往返交通费:指跨越省(区)、市、县、乡,使用交通工具的费用,一般要通过乘坐飞机、火车、轮船、汽车等实现。
二、住宿费是出差人员在出差途中及目的地的住宿费用。
三、出差补贴是指差旅期间的伙食补贴及其它补贴。
四、市内交通补贴是指出差目的地市区内短途的交通费用。
五、下列人员不实行《公司国内差旅费标准》中的出差补贴、市内交通补贴:
(一)到兄弟单位较长时间的学习或支援工作的;
(二)国外出差人员;
(三)公司认为不宜实行差旅费用标准的执行特殊任务的出差人员。
国内差旅管理
项目名称 | 类型 | 报销依据 | 备注 |
交通费 | 市内交通 | 包干,不需要票据,补贴标准见附件2,按出差实际天数算。 | 驾驶公司车辆、申请私家车出差或接待单位提供交通工具的不报销市内交通补贴 |
路途往返交通 | 凭票据据实报销 | 往返机场、码头专线客车费用在市内交通补贴范围外凭票据报销,(打的往返的需分管领导批准) | |
出差补贴 | 差旅期间的伙食补贴 | 包干,不需要发票,补贴标准见附件2,按出差实际天数算。 | 已报销出差补贴的不再发放公司饭补 |
住宿费 | 差旅期间住宿 | 凭票据据实报销,住宿标准见附件2 | 接待单位提供住宿、住在办事处(驻点)的不予报销住宿费 |
第六条 陪同公司领导、上级公司领导或政府相关部门领导等出差的,住宿费、路途交通费可据实报销; 因参加会议、培训、活动出差的,按通知(方案)上列明的食宿标准凭据实报实销,不包食宿的,按所在地,参照附件2规定标准执行。
出差地所在地设有公司办事处(驻点)能提供住宿条件的,出差天数超过3天以上原则要住在公司办事处(驻点),不住在公司办事处(驻点)的,需经公司分管领导同意。
本着节约的原则,同性别2人共同出差的应同住,住宿费按照1人标准计算。
第七条 出差线路应经济合理,尽量选择直线线路,不得随意更改路线、增加停留地点或绕道。
第八条国内交通工具选择规定
(一)交通工具的选择标准
1.短途出差原则上必须选择汽车、火车作为交通工具。
2.长途出差可酌情选择飞机、火车等作为交通工具。
(二)有如下情况可选择乘坐飞机,事先须经分管领导审批。
1.出差目的地跨一个省(自治区、直辖市)及以上的可选择乘坐飞机;
2.飞机票整体费用与火车、汽车等交通工具的费用相差在10%以内的可选择乘坐飞机,
第九条职工国内出差补贴规定
(一)当天出差天数超过6小时的可享受一天的出差补贴。
(二)远途出差者,计算出差补贴按实际天数计算。
第十条 出差期间为特定事项发生的业务招待费、租车费、购买礼品费等经公司领导同意后凭有效票据据实报销。
5.3海外差旅费管理
第十三条 海外差旅实行部分包干制,包干标准见附件3,出差目的地未包含在《公司海外差旅费标准》中的,参考同等消费水平的国家,出差前经分管领导审核、总经理审批后执行。
同性别同级别2人共同出差,包干标准以1.75倍计算;同性别公司领导与普通职工2人共同出差,包干标准为:(领导标准+职工标准)/2*1.75倍.包干天数按自然(日历)天数计算,从离开本国开始算起,回到本国结束。出差补贴按照出差实际天数给予补贴。
海外差旅管理
项目 | 内容 | 报销票据 | 备注 |
包干 | 住宿费、伙食费、市内交通费、通讯费、办公用品费、行李托运费、国际快递费 | 包干标准见附件3,报销不需票据 | |
包干外 | 出差期间城际及国家间交通费如:租车费、飞机票、火车票、轮船票、汽车票等 | 凭票据据实报销 | |
接待费 | 事先审批原则,凭票据据实报销 | ||
签证 | 凭票据据实报销 | 办公室统一办理 | |
往返目的地交通费:飞机票、汽车票、轮船票、火车票等 | 凭票据据实报销 | 出差人员自行订票 | |
出差补贴 | 补贴标准见附件3 | 无需发票 | 办公室人力核发 |
5.4出差申请管理
第十四条 出差天数审批权限
(一)国内出差:1天以内的由部门负责人审批;1天以上7天以内的由分管领导审批;七天以上的以及部门负责人以上人员出差一律由总经理审批;总经理出差3天以上的须报董事长审批。
(二)国外出差,需经总经理审批,总经理国外出差需报董事长审批。
第十五条出差申请管理
(一)原则上职工出差前需提前2天办理完出差审批手续,并送办公室人力留存,特殊情况不能提前办理的需经分管领导同意,并及时向办人力备案,作为记录考勤依据。
(二)出差途中生病、遇意外或因工作实际需要延长差旅时间时,应经公司分管领导批准同意,并向人力报备。
第十六条 职工未经批准而擅自出差的视为旷工,其差旅费用由本人自理,并根据公司有关旷工的规定处理,出差期间造成的经济损失、意外伤害由个人自行负责,公司不予承担。
5.5出差费用预支和报销程序
第十七条 坚持“先预算后开支”的费用控制制度。各部门应对本部门的费用进行预算,做出年计划、月计划,报财务部及总经理审批,并严格按计划执行,不得超支,原则上不支出计划外费用。
第十八条借款
(一)借款的首要原则是“前账不清,后账不借”。
(二)除国外出差人员可以借支往返机票及包干标准内的费用外,其他人员出差不得借支,特殊任务的除外。
(三)借款金额(当次或累计)10000元(包含10000元)以下,由部门负责人、财务部审核,分管领导审批;10000元以上50000元以下,由部门负责人、财务部、分管领导审核,总经理审批;超过50000元的,由部门负责人、财务部、分管领导、总经理审核,董事长审批。借款金额超过1万元的,要求做书面明细预算,经相关领导审批后方可借支。
(四)现金借支申请表一式三联,借支人留一联,财务部出纳、会计各留一联,对于未按要求填写的申请表,财务部有权不予受理,由此产生的责任由借支人负责。
(五)出差借支原则上要求由借支人本人亲自办理,海外出差人员或其他特殊人员不能回公司办理借支手续的,按照如下方式办理:使用公司邮箱(后缀名@)申请借支,借支申请主送公司领导(审批权限的相关领导),抄送委托代办人及财务相关人员,代办人办理审批手续,借款转入账号(职工工资卡账号),财务部转账成功后即时通知代办人,代办人24小时内与借款人确认收款情况,并反馈财务部出纳。
(六)2人及以上共同出差的,由其中1人负责向财务部办理借款或报销手续;公司借支的统一币种为人民币,需兑换外币由本人自行兑换。
(七)出差需借大笔现金时,应提前向财务部预约,大额开支应按银行的有关规定用支票支付;借款金额超过5000元的,应提前1至2天通知财务部。
第十九条报销
(一)借款要及时清还,职工须在出差结束后10个工作日内到财务部结算还款。未按规定报销并归还借款的,财务部有权从下月工资中扣还,特殊情况可酌情延期。
(二)借支现金未使用部份直接退回,在退回时出纳开具收据给借支人,借支人应妥善保存,以备查询;不交回的将从次月工资中扣回。
(三)出差期间无住宿费发票,又无往返交通票据证明其出差时间的,不得报销领取出差补贴。
(四)国内外派人员、办事处人员因异地原因不能及时回公司报销的,在确保安全的前提下,可邮寄相关票据委托他人代办报销事宜。
(五)报销时,各国外币统一换算成美元,财务部按出国人员提供的美元兑单据中的汇率折算成人民币报销。
(六)国际机票报销没有电子纸质机票的情况下,需提供航空发票和航空公司提供的电子客票行程单。
5.6出差管理
第二十条 职工出差结束后及时到办公室人力报到,如确有特殊原因不能回公司报到的,应及时以电话或邮件方式通知办公室人力,以便人力做好考勤工作,否则按旷工处理。
第二十一条为规范工作行为,提高工作效率,国内外派人员实行每日工作日记,并定期报送部门负责人或分管领导,报送周期由分管领导确定。
国内临时出差人员,出差天数超过3天以上的出差结束后需提交出差报告至部门负责人或分管领导。
第二十二条 其它特殊情况,需经公司总经理审批同意后方可执行。
5.7附则
第二十三条 本办法自印发之日起实施,由办公室负责解释。